Завершена автоматизация бюджетирования и оперативного планирования в компании «ЮСБ Фарма». Оптимизированы затраты, выросла эффективность маркетинговых акций, сократились трудозатраты и число ошибок в повседневной работе.

ООО «ЮСБ Фарма» является представительством бельгийской компании UCB, мирового лидера в области биофармацевтики, основным направлением деятельности которого является создание препаратов для лечения тяжелых заболеваний, нарушающих физическую и социальную активность людей, а также исследования в области медицины. Компания UCB осуществляет научную деятельность в 10 исследовательских центрах, расположенных на территории США, Европы и Японии. Российский рынок является стратегически важным регионом для UCB, именно поэтому для продвижения была открыта отдельная компания, проводящая семинары, промоакции, создающая рекламные материалы, ориентированные на российского потребителя. ООО «ЮСБ Фарма» оказывает маркетинговые услуги и услуги по продвижению на российском рынке медицинских препаратов, производимых компанией UCB.

Основная деятельность «ЮСБ Фармы» происходит в рамках бюджетов, выделяемых головной бельгийской компанией российскому представительству. Каждый кост-центр (центр затрат) предприятия отвечает за продвижение определенных видов продукции. Ранее для составления и контроля бюджетов использовались электронные таблицы, но с ростом количества продвигаемых на российском рынке товаров это стало отнимать слишком много времени, возникали кассовые разрывы и перерасходы выделенных средств. Требовалась автоматизированная система бюджетирования и оперативного планирования, позволяющая:

контролировать все расходы в рамках выделенных средств;

быстро создавать ежемесячную отчетность в специальном формате для иностранных инвесторов, которые следят за эффективностью продвижения фармацевтических средств UCB на российском рынке;

вести оперативный учет закупок с отнесением затрат на определенную линейку продукции.

Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Управление производственным предприятием 8», позволяющий с помощью типового функционала построить систему для управления всеми аспектами бюджетирования и планирования, а также вести учет закупок.

В качестве внедряющей компании был выбран «1С-Архитектор бизнеса», являющийся одним из лидеров рейтинга Центров компетенции по производству фирмы «1С». В процессе внедрения «1С:Управления производственным предприятием 8» в ООО «ЮСБ Фарма» были автоматизированы следующие участки:

Планирование и бюджетирование:

Появилась возможность составлять и корректировать бюджеты по определенным линейкам продукции и отдельным центрам затрат предприятия на год с разбивкой по месяцам так, чтобы исправления оперативно были видны всем заинтересованным лицам и учитывались при формировании заявок на расходование средств. При поступлении заявок на расходование средств, превышающих выделенный бюджет, система оповещает об этом финансовый отдел и не позволяет провести такую операцию без согласования с ним. Таким образом, исключены случаи перерасхода выделенных средств.

Ведется подробный план-фактный анализ исполнения бюджетов за любой выбранный период. Это помогает отследить эффективность потраченных средств и планировать дальнейшую деятельность на основе имеющихся показателей за предыдущие периоды. Руководствуясь этой информацией, перераспределяется нагрузка на сотрудников, принимаются решения о целесообразности проведения некоторых мероприятий. Например, удалось повысить эффективность проведения маркетинговых акций, выделяя больше ресурсов на мероприятия, доказавшие свою эффективность в предыдущем отчетном периоде.

Платежный календарь помогает осуществлять финансовое планирование на месяцы вперед и избегать кассовых разрывов, что помогает вовремя рассчитываться с поставщиками и выполнять другие финансовые обязательства.

Управление закупками:

Заявки-требования на закупку материалов, которые ранее приходили в отдел закупок по электронной почте, теперь формируются и фиксируются в системе, при этом каждая заявка привязана к тому или иному продукту и бюджету. Это позволяет следить за расходованием средств по отдельным продуктам, контролировать сроки выполнения заявок. В результате процесс закупок стал прозрачным и более эффективным.

Автоматизирована работа с поставщиками: в системе фиксируются и хранятся история взаимоотношений, договора, закупочные цены и счета. Эта информация помогает выбрать наиболее выгодные условия закупок, тем самым оптимизировать затраты, и подключать к работе финансовый отдел, который после выставления компании счета анализирует возможность списания бюджетных средств.

Управление продажами:

На все оказанные в рамках бюджета услуги по продвижению товаров «ЮСБ Фарма» оформляет раз в месяц или квартал счета для иностранных партнеров-производителей данных товаров (в концерн USB входит несколько фармацевтических компаний, поставляющих свой товар в Россию). Благодаря автоматическому заполнению документа «Реализация товаров и услуг» (в соответствии с данными о накопленных затратах на выбранный период с детализацией по продуктам) существенно экономится время и сокращается количество ошибок, неизбежных при ручном вводе, при выставлении документов к оплате.

Формирование управленческой отчетности:

Благодаря единой системе, в которой отражается каждая хозяйственная операция, стало возможным автоматически формировать ежемесячный управленческий баланс предприятия: отдельный вариант для внутреннего пользования и отдельный — для акционеров, который выгружается из системы в требуемом формате. Составление отчетности стало занимать в 3 раза меньше времени (полтора-два дня вместо недели, как раньше), что позволяет более эффективно использовать время сотрудников, исполняющих данную обязанность.

В результате внедрения в компании появился эффективный инструмент планирования и контроля за деятельностью предприятия, который повысил эффективность закупок за счет их прикрепления к конкретному бюджету и оперативного исполнения, уменьшил нагрузку на персонал за счет автоматизации рутинных процессов, втрое сократил срок подготовки ежемесячной управленческой отчетности. Повысилось качество и оперативность процессов управления подразделениями и компанией в целом за счет быстрого ввода данных и получения более точной аналитической отчетности.

Анна Глазова, заместитель главного бухгалтера ООО «ЮСБ Фарма»: «Внедрение «1С» заметно облегчило работу. Система позволяет следить за расходами на продвижение каждого продукта, линейки товаров или отдельно по каждому кост-центру, оперативно согласовывать затраты, составлять наиболее точные отчеты по деятельности. Очень важным результатом внедрения «1С:УПП 8» для нас стала возможность более эффективно прорабатывать каждое маркетинговое мероприятие в отдельности и разрабатывать стратегию продвижения всех линеек продуктов компании UCB Pharma. «1С:УПП 8» обеспечило организацию удобными инструментами для управления деятельностью предприятия».