«Консультанты Epicor всегда имеют многолетний опыт работы с программным продуктом. Более того, они также понимают ход мысли людей, работающих в гостиничном бизнесе», - Wolfgang P. Baermann, заместитель финансового директора Global Hyatt Corporation.
«Одну порцию spaghetti aglio e olio, пожалуйста!» Заказывая порцию этого несложного блюда из пасты в ресторане отеля Hyatt, вы запускаете целую цепочку различных процессов. Ваш заказ не только получает незамедлительный отклик со стороны официантов, шеф-повара и сотрудников кухни, он автоматически попадает в корпоративную систему учета, которая в тот же момент списывает ингредиенты блюда со склада кухни. Это лишь одна из функций решения Epicor iScala®, предназначенного для управления гостиничным бизнесом.
Global Hyatt Corporation – американская компания, управляющая сетями отелей во всем мире. На сегодняшний день корпорация насчитывает свыше 365 отелей в 45 странах мира и имеет в своем штате около 90 000 сотрудников. История корпорации началась в 1957 году, когда в аэропорту Лос-Анджелеса был открыт первый отель Hyatt. 10 отелей Hyatt, расположенных в Европе, в Гамбурге, Берлине, Кельне, Майнце, Цюрихе, Милане, Париже, Лондоне и Бирмингеме, получают выгоду от использования Центра Общего Обслуживания Hyatt (Shared Services Centre) в г. Майнц. Кроме того, 7 независимых компаний в рамках корпорации Global Hyatt Corporation, включая новый бренд Andaz™, управляются с центрального сервера в Центре Общего Обслуживания в г. Майнц.
Вся информация стекается в SSC
Посредством Центра Общего Обслуживания, корпорация Hyatt применяет централизованный подход, в соответствии с которым все процессы обработки данных и администрирование системы Epicor iScala переданы на аутсорсинг в г.Майнц и не требуют использования локальных ресурсов. Сюда входит управление дебиторской задолженностью, управление кредиторской задолженностью, бухгалтерский учет, включая проверку и ввод бухгалтерских записей , оплату всех счетов поставщиков. Для того чтобы избавить отдельностоящие отели от необходимости выполнения этих трудоемких и отнимающих время операций, Hyatt использует программное обеспечение Epicor iScala, в котором одновременно может вести раздельный бухгалтерский учет неограниченное количество отелей, подключаясь и управляясь внутри единой системы. Таким образом, все данные об отелях стекаются в единое централизованное решение Epicor iScala.
Все данные из связанных специализированных гостиничных программ поступают в Epicor iScala через Web-сервисы интеграционной платформы Epicor Service Connect. После этого происходит автоматическое обновление инвентарных остатков в гостиничных службах, обновляется статистика, обновляются записи в бухгалтерском и финансовом учете. К примеру, ночью каждого дня, дневная выручка, выставленные за день счета, статистика автоматически передаются из систем Opera Micros-Fidelio® в систему Epicor iScala, обеспечивая таким образом обновление информации в бухгалтерском и финансовом учете.
Система Epicor iScala включает в себя также модуль Управление требованиями, позволяющий гостиничным службам, таким как кухни, бары, хаус-кипинг, администрация, размещать заявки на получение со склада товаров и услуг. Система также позволяет создавать удобные списки покупок, которые содержат актуальную информацию об остатках запасов на складах отеля. Wolfgang P. Baermann, заместитель финансового директора SSC корпорации Hyatt, говорит: «Следующим шагом может стать непосредственная связь с системой закупок, которая будет доставлять необходимые товары в отель автоматически, без оформления заказа на закупку. Данный интерфейс может быть обеспечен Epicor». В системе Epicor iScala есть преднастроенные процедуры экспорта для передачи данных бухгалтерского учета в системы консолидации, такие как Hyperion®.
Срочное решение
Внедрив систему Epicor iScala, корпорации Hyatt удалось наладить стандартизированное решение для ведения бухгалтерского учета во всех гостиницах за пределами США. Решение о внедрении Epicor iScala, принятое 10 лет назад, было продиктовано необходимостью. «Когда в 1998 году мы собирались открыть очередные 3 гостиницы в Германии, у нас уже было принято решение по поводу системы для ведения бухгалтерского учета, которое полностью отвечало нашим требованиям, связанным с возможностью подключения неограниченного количества отелей . К сожалению, провайдер обанкротился на стадии внедрения, поэтому нам пришлось срочно искать новое решение», – рассказывает Baermann. Гостиница в г. Алматы (Казахстан), которую некоторое время назад приобрела Hyatt, уже работала в Epicor iScala, и Hyatt было рекомендовано рассмотреть ее в качестве примера ; именно так корпорация и поступила. Это произошло отчасти потому, что к системе Epicor iScala одновременно может подключаться неограниченное количество компаний, что дает возможность всем другим отелям также еe использовать. Другая причина заключалась в том, что отели Hyatt имели довольно большой опыт работы с программой Epicor iScala , что обеспечивало относительно простое внедрение. Наконец, решающим фактором стала более выгодная цена системы по сравнению с такими продуктами, как Oracle или SAP®.
В течение 1 месяца было принято решение и составлены бизнес-требования. Сразу после этого приступили к внедрению системы. «По сравнению с тем, как мы запускаем новые гостиницы сейчас, тогда процесс был немного сложнее, – говорит Baermann. – Для того чтобы подключить все 4 немецких отеля.
Hyatt к централизованной системе, нам пришлось использовать программное обеспечение Citrix®, которое обеспечивает доступ к приложению на распределенной основе. Первоначальный процесс внедрения занял всего 3 месяца, и 2 января 1998 года Hyatt запустился. Более корпорация не испытывала никаких технических сложностей с подключением новых отелей. Единственным необходимым условием, которое до сих пор остается очень существенным, является определенный уровень дисциплины при подготовке начальных данных. Выверенный импорт списка клиентов, списка поставщиков со всеми банковскими реквизитами, списка складских запасов обеспечивает беспрепятственную передачу данных в систему Epicor iScala».
От повара до коммерческого директора
Сегодня новый отель может быть подключен к системе Epicor iScala за 4-6 недель, включая обучение персонала. Компания Epicor направляет одного или двух консультантов для выполнения технических работ и для обучения персонала отеля. «Консультанты Epicor всегда имеют многолетний опыт работы с продуктом. Более того, они понимают ход мысли людей, работающих в гостиничном бизнесе. Им понятны вопросы, поступающие из кухни, ресторана или бухгалтерии, а еще они всегда привозят с собой полезную документацию. Конечно, мы также используем наших собственных специалистов по системе Epicor iScala для обучения сотрудников отеля. Например, у нас есть свои собственные эксперты, которые сами справляются с программным обеспечением в каждом регионе за исключением США (где мы используем Oracle Financials)», – говорит Wolfgang P. Baermann. Это помогает ускорить внедрение системы Epicor iScala в любой точке земного шара. Вместе с экспертами из Hyatt и консультантами из Epicor, в каждую команду проекта внедрения также входит финансовый директор, директор отдела закупок и директор ресторанной службы.
В связи с тем, что большинство сотрудников Hyatt за пределами США работают с программным обеспечением, Epicor часто получает широкий спектр отзывов от пользователей Hyatt. Центр Общего Обслуживания в г.Майнц отвечает за сбор всех рационализаторских предложений Hyatt по усовершенствованию Epicor iScala. Также он производит их предварительную проверку и, как минимум раз, в год передает их выделенному менеджеру в компании Epicor, отвечающему за развитие системы Epicor iScala для гостиничного бизнеса. «Epicor делает все возможное, чтобы удовлетворить пожелания по усовершенствованию Epicor iScala, в которых не допустимы технические конфликты между различными модулями, усложняющие процесс внедрения», – говорит Baermann.
Меньше нагрузки на Центр Общего Обслуживания, больше надежности
Решение от Epicor значительно снизило нагрузку на Центр Общего Обслуживания. Время необходимое на администрирование программного обеспечения значительно снизилось за счет повышения уровня контроля и улучшения безопасности. Epicor iScala обеспечивает доступ к отдельным функциям системы в зависимости от роли каждого конкретного пользователя, помогая с внедрением средств контроля Сарбейнса-Оксли, таких как разделение обязанностей.
Сегодня Центр Общего Обслуживания может получить важную информацию из программного обеспечения Epicor iScala для специализированных отчетов создаваемых при помощи механизма SnapSearch.Этого не было в предыдущей версии системы Epicor iScala, где все отчеты были жестко запрограммированы. Если, например, кому-то из Hyatt неожиданно потребуется полный отчет об остатках запасов на складах гостиницы, поступивших от конкретного поставщика с указанием последней закупочной цены, он или она могут направить запрос в Центр Общего Обслуживания и получить ответ на свой запрос в течение 30 минут. Если эта информация окажется полезной для всей группы отелей, подключенных к Центру Общего Обслуживания, она может быть легко размещена в дереве меню программы iScala. «Мы довольны решением Epicor iScala, но мы также с нетерпением ждем новых разработок от компании Epicor», – говорит Wolfgang Baermann, вынося положительную оценку десятилетнему сотрудничеству с Epicor, благодаря которому каждому гостю отеля Hyatt спагетти всегда подаются быстро и с улыбкой.
