Специалисты компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершили проект автоматизации оперативного управления торговлей и учета крупного многопрофильного холдинга AVIRSA. Автоматизировано 250 рабочих мест. В результате на 30% сокращены затраты на выполнение сотрудниками холдинга типовых учетных операций. Обеспечен эффективный контроль дебиторской и кредиторской задолженности, отсутствуют кассовые разрывы. Возросла скорость автоматического формирования консолидированной отчетности по холдингу в целом. Благодаря использованию современной платформы "1С:Предприятие 8" повысилась производительность информационной системы, в 2 раза быстрее формируются данные для анализа продаж с учетом бонусных платежей, стоимости кредитных ресурсов и отсрочки платежа, что позволяет оперативно принимать необходимые решения по сделкам и повышать эффективность торговых операций.

Основными видами деятельности холдинга AVIRSA являются оптовая и розничная торговля, производство электроники, системная интеграция и логистика. До внедрения новой информационной системы в холдинге использовалась конфигурация на платформе "1С:Предприятие 7.7". В ходе развития компании и диверсификации бизнеса в холдинге сформировались пять бизнес-юнитов по направлениям: "Дистрибуция", "Розница", "Производство", "Проекты" и "Логистика", значительно вырос объем продаж и численность персонала. Эти изменения потребовали внедрения новой информационной системы, более производительной, гибко настраиваемой и масштабируемой.

Основными целями внедрения системы в холдинге AVIRSA являлись комплексная автоматизация бизнес-процессов и создание информационно-аналитического обеспечения для принятия управленческих решений.

В первую очередь уделялось внимание автоматизации управленческого учета (товародвижение, движение денежных средств, расчет себестоимости, взаиморасчеты и т.д.), а также регулированию процессов оптовой торговли (закупки, продажи, отношения с клиентами). Требовалась также автоматизация новых, развивающихся направлений бизнеса: розничной торговли, сборочного производства электроники и складской логистики.

Для реализации всех целей проекта в качестве базового программного обеспечения была выбрана платформа "1С:Предприятие 8". Использование этой платформы позволяло компании минимизировать затраты на обучение и адаптацию к новой системе сотрудников, имевших опыт работы с предыдущей версией программ "1С".

В качестве партнера были приглашены специалисты компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), обладающие высокой квалификацией и опытом успешной реализации подобных проектов. Поскольку требовалось в первую очередь автоматизировать бизнес-процессы торговли, включая торговлю через интернет, в качестве основы для построения информационной системы было выбрано решение "1С:Управление торговлей 8".

Были автоматизированы следующие коммерческие участки и бизнес-процессы:

• Управление закупками;

• Управление продажами;

• Управление отношениями с клиентами;

• Внутреннее товародвижение;

• Доставка покупателям;

• Учет накладных расходов;

• Учет бонусов покупателей и поставщиков;

• Автоматизация собственного производства на уровне учета заказов и комплектации продукции;

• Комиссионные схемы;

• Система автоматизированного анализа коммерческих показателей и их сравнения с рыночной ситуацией для построения прогнозов (кратко- и долгосрочных).

Развертывание и ввод системы в промышленную эксплуатацию был осуществлен без остановки деятельности подразделений холдинга. Силами ИТ-отдела заказчика организован процесс сопровождения системы и отработки замечаний пользователей, которым предоставлены для этого специализированные программные инструменты.

В ходе проекта проведено многоступенчатое обучение сотрудников работе с новой информационной системой. Общее число автоматизированных рабочих мест составило 250.

В результате внедрения единой информационной системы удалось решить ряд важных задач:

• Автоматизирован анализ себестоимости и рентабельности в разрезе бизнес-единиц компании, благодаря чему удалось обеспечить определенный рост рентабельности.

• Повысилось удобство интерфейса системы для пользователей. Были созданы специализированные рабочие места – АРМ менеджера по продажам, закупкам и товародвижению. Интерфейс АРМ организован так, чтобы пользователь мог "охватить одним взглядом" весь объем информации, необходимый ему для работы. Так, например, менеджер по продажам, обслуживая заказчика, может сразу определить, нет ли за клиентом задолженности, оценить возможности предоставления скидки (доступны данные о себестоимости, ценах ключевых конкурентов и др.), получить информацию о наличии товара на складе, аналогичных товарах, ожидаемых в ближайшее время поступлениях и т.д. Это позволило существенно повысить качество обслуживания и сократить время на принятие решений.

• Автоматизирован учет перепродаж внутри холдинга в разрезе бизнес-юнитов компании. Закупки осуществляются на один или несколько бизнес-юнитов, а реализация товара конечному покупателю может осуществляться от другого бизнес-юнита. Передача товара от одного бизнес-юнита компании к другому осуществляется по заданной схеме внутренних перепродаж. В результате внедрения снижены затраты на учет закупок и перепродаж внутри холдинга.

• Реализован учет бонусов поставщиков/покупателей и расходов. Расчет себестоимости и прибыльности стал возможен с учетом бонусов/расходов, которые можно спрогнозировать (превентивный учет) а также бонусов/расходов, которые нельзя спрогнозировать (фактический учет). В новой системе себестоимость рассчитывается быстрее, распределение бонусных платежей поставщикам, покупателям и другим контрагентам ведется более корректно, что позволило повысить лояльность покупателей и поставщиков. Оптимизированы финансовые затраты на этом участке, пользователи получают объективные данные для целей управленческого учета.

• Сокращены на 30-50% трудозатраты сотрудников на выполнение типовых операций, что позволило компании эффективнее решать функциональные задачи меньшим количеством персонала.

Внедрение новой системы позволило получить удобные инструменты для оперативного учета и контроля:

• Формирование ежедневной отчетности о дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе о просроченной задолженности и отчётности по кредитам и факторинговым операциям. Автоматизация позволила начать планомерную работу с дебиторами и устранить риски возникновения кассовых разрывов.

• Формирование ежедневных отчетов по продажам с учетом бонусов покупателей и поставщиков, стоимости кредитных ресурсов и отсрочки платежа помогло наладить контроль сделок. Новая система в 2 раза быстрее формирует данные для анализа продаж.

Повышение информативности системы положительно отразилось на рентабельности продаж компании (практически исключены продажи "в минус"), сократился отток клиентов за счет улучшения контроля сделок, анализа ошибок и работы, направленной на их предупреждение в дальнейшем. В 2-3 раза ускорились процессы обработки заказов менеджерами за счет реализованных механизмов аналогов, интерфейсов, подсистем товародвижения, резервирования, взаимодействия с системой управления складом и пр.

Оценив результаты работ, генеральный директор холдинга AVIRSA Валерий Валерьевич Маслов подчеркнул: "Внедрение новой информационной системы на платформе "1С:Предприятие 8" не только предоставило удобные инструменты для оперативного управления торговлей и финансами компании, но также обеспечило создание информационно-аналитической базы для принятия управленческих решений и контроля эффективности всех направлений бизнеса".