На сегодняшний день нормы, описывающие порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов, зафиксированы во множестве источников. Это федеральные законы, Налоговый кодекс РФ и различного рода положения и постановления. Такая разрозненность информации создает определенные сложности в решении данной задачи. Но разобраться в этом необходимо, поскольку нарушение порядка хранения бухгалтерских документов чревато административными штрафами от 300 до 30 000 рублей за каждую недостающую бумагу.
Основные правила хранения Наиболее полную информацию о том, как долго необходимо хранить различные виды бухгалтерских документов, дает 4-й раздел «Перечня типовых управленческих архивных документов». Согласно ему, для большей части бумаг установлен срок хранения 5 лет. Например, под это правило попадают все документы первичного бухучета, включая кассовые чеки и книги, накладные, квартальные отчеты и балансы и т.д. Отдельные документы относятся к категории постоянного хранения – например, годовая финансовая и бюджетная отчетность, передаточные акты, годовые и сводные отчеты об исполнении смет и т.д. Всего в Перечне перечислено свыше 100 бухгалтерских документов, для каждого из которых установлен точный срок хранения.
При передаче бумаг в архив все они должны быть обработаны и систематизированы согласно установленным требованиям в данной области. Хранение кассовых документов и другой первичной документации осуществляется с подшивкой дел в хронологическом порядке. Также для обеспечения максимальной сохранности и облегчения поиска нужных бумаг может быть составлена внутренняя опись или номенклатура.
Согласно действующему законодательству, компания имеет право хранить бухгалтерские документы – как в собственном архиве, так и на территории специализированной компании. В первом случае потребуется выделить отдельное помещение, в котором должны быть установлены полки и стеллажи и соблюден оптимальный температурно-влажностный режим. Поскольку это не всегда возможно и целесообразно, организации все чаще прибегают к услугам внеофисного оформления и хранения документов.
Так, например, опыт одной из крупнейших в Москве архивных компаний «ОРБ» показывает, что такой подход позволяет заметно сократить издержки предприятия, связные с необходимостью создания и обслуживания архива; а также избавить бухгалтера от лишней непрофильной нагрузки.
Уничтожение бухгалтерских документов
Имеет свой порядок и процедура уничтожения документов, которая включает в себя следующие основные этапы:
экспертизу ценности документов с целью определения сроков их хранения; выделение дел, подлежащих уничтожению; переработку бумаг с истекшим сроком хранения.
Уничтожение бухгалтерской документации также лучше доверить профессионалам. Обращение к специалистам не только поможет избежать ошибочной утилизации бумажных носителей, но и сэкономит время и деньги.
