08.06.2006Минпромэнерго продолжает автоматизацию документооборота
Компании Digital Design, петербургский партнер DocsVision, и «Базис» приступили ко второму этапу автоматизации документооборота Минпромэнерго на базе системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision. Министерство расширит границы системы документооборота до уровня отделов, будут обучены 200 новых пользователей, их общее количество возрастет до 400. Специалисты Digital Design запустят новый участок поточного сканирования документов. В ноябре 2004 года в Минпромэнерго России было принято решение перейти на более эффективную систему электронного документооборота. Были проанализированы особенности процессов обработки документов в министерстве, разработаны два прототипа системы – на базе платформ Documentum и DocsVision. По результатам испытаний и анализа рисков обоих вариантов для внедрения была выбрана система документооборота, созданная в рамках ФЦП «Электронная Россия» в соответствии с требованиями архитектуры электронного государства для Министерства экономического развития и торговли РФ. В качестве программной платформы автоматизации задач управления документооборотом в ней используется универсальная система управления документами и бизнес-процессами DocsVision. В октябре 2005 год был подписан договор между компаниями Базис и Digital Design, крупнейшим партнером DocsVision. В соответствии с договором в декабре 2005 года в короткие сроки система была развернута до уровня департаментов в составе 100 рабочих мест. На этом этапе были автоматизированы процессы регистрации корреспонденции, наложения резолюций и контроля исполнительской дисциплины, осуществлены миграция данных и обучение пользователей. Благодаря хорошей предварительной проработке, высокой осведомленности о потребностях и особенностях внутренней системы документооборота, а также благодаря активному участию в проекте руководства Минпромэнерго внедрение системы было проведено в сжатые сроки с положительным результатом. Еще одним итогом первого этапа проекта стала подготовка новой версии программного обеспечения системы, родившаяся в результате совместной работы сотрудников министерства, консультантов и разработчиков. Следующий этап проекта начался в мае этого года и закончится в июле. На этом этапе к работе в системе будут подключены все отделы министерства, специалисты компаний Digital Design и «Базис» расширят систему электронного документооборота на базе DocsVision вдвое, до 400 зарегистрированных пользователей. В рамках проекта будет создан участок поточного сканирования всей входящей в министерство корреспонденции. Сканирование позволит увеличить оперативность движения информации за счет создания единой электронной базы документов Минпромэнерго, гарантирует сохранность корреспонденции, обеспечит контролируемый коллективный доступ к текстам и существенную экономию средств за счет уменьшения объемов копирования бумажных носителей. Услуги по сопровождению системы электронного документооборота предоставляют специалисты компании Базис. В настоящий момент осуществляется процесс согласования подготовленных регламентов работы подразделений, в учебном классе министерства специалисты Digital Design проводят обучение 200 пользователей. Текущий проект планируется выполнить в такие же сжатые сроки, как и первый – всего за три месяца. Высокие темпы ведения проекта стали возможны в результате хорошо налаженного взаимодействия участников проекта, высокой дисциплины сотрудников министерства и наличия большого опыта работы по автоматизации документооборота государственных органов у компании Digital Design. Опыт компании включает внедрение и развитие системы электронного документооборота (СЭДО) Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации на основе программной платформы DocsVision. В настоящий момент в системе работает более 1100 сотрудников Минэкономразвития России. Digital Design также автоматизировала документооборот в администрации Астраханской губернии и в Минрегионе России. В компании хорошо отработана технология внедрения системы DocsVision в госорганах, имеются типовые инструкции, регламенты и схемы управления проектом.
