В компании ООО «Кристалл Сервис» (г. Санкт-Петербург) завершено внедрение системы электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот, разработанной компанией Cognitive Technologies. ООО «Кристалл Сервис» более 10 лет занимается оснащением предприятий программными и аппаратными комплексами, а также IT-сопровождением торговых, логистических и топливных компаний. Кроме этого компания известна как разработчик программных продуктов для автоматизации торговой деятельности, пользователями которых являются организации «О'Кей», «Квартал», «Копейка», «SPAR», «Арбат Престиж» и др. Изначально организация работы с документами в «Кристалл Сервис» не подразумевала четкой формализации состава документов и схем их движения, что было оправдано в силу их небольшого количества. Со временем освоение компанией новых направлений деятельности и увеличение масштаба бизнеса привело к многократному увеличению документооборота. В новых условиях существующий способ работы с документами перестал обеспечивать оперативный доступ сотрудников к информации и эффективность контроля прохождения и исполнения документов. Следствием этого явилось привлечение к процессам обработки документов больших трудовых ресурсов и увеличение временных затрат на поддержку процессов документационного обеспечения управления. Для выхода из сложившейся ситуации руководство «Кристалл Сервис» поставило задачу о внедрении автоматизированной системы документооборота и делопроизводства, посредством которой планировалось комплексно повысить качество работы с документами за счет упорядочивания и ускорения документооборота. Кроме этого, было решено отказаться от использования бумажных носителей в рамках компании и создать электронный архив организации. После изучения систем электронного документооборота (СЭД), представленных на российском рынке, предпочтение было отдано системе ЕВФРАТ-Документооборот. Выбор был обусловлен развитыми функциональными возможностями системы и наличием инструментария для самостоятельной адаптации и последующей модификации. Для внедрения ЕВФРАТ-Документооборот была сформирована специальная рабочая группа, в которую вошли IT-специалисты и сотрудники административной службы компании. В ходе работы этой группой были оптимизированы система регистрации документов и схемы маршрутов прохождения документов, создана номенклатур дел. По словам руководства административной службы «Кристалл Сервис», результатом внедрения программного продукта ЕВФРАТ-Документооборот в компании стали: - повышение исполнительской дисциплины; - экономия времени сотрудников за счет повышения оперативности получения необходимой информации; - сокращение времени исполнения поручений и процессов согласования; - уменьшение объема хранения документов.
