05.10.2006Cognitive Technologies: внедрение системы ЕВФРАТ-Документооборот в ВБРР
Компания Cognitive Technologies завершила проект по внедрению системы ЕВФРАТ-Документооборот в головном офисе Всероссийского банка развития регионов (ВБРР). Причиной создания автоматизированной системы управления документами в ВБРР послужила необходимость упорядочения процессов работы с документами и усиления контроля их прохождения и исполнения. Активное развитие бизнеса ВБРР привело к увеличению объема документооборота банка. Следствием этого стало снижение эффективности контроля за исполнительской дисциплиной и увеличение затрат на обеспечение контроля прохождения и исполнения документов и поручений. Кроме того, существенно был затруднен поиск документов из-за отсутствия систематизации их учета и единого хранилища документов. Для решения этих задач было решено использовать специализированное программное обеспечение - систему электронного документооборота (СЭД). Целью ее внедрения было повышение эффективности управления холдингом за счет: - упорядочения процессов делопроизводства и перехода к единой безбумажной технологии документооборота; - повышение эффективности контроля исполнения; - улучшения информационного обеспечения принятия решений. В качестве основы для реализации проекта в ВБРР была взята разработка компании Cognitive Technologies – система ЕВФРАТ-Документооборот – корпоративная система электронного документооборота, в которой оптимально сочетаются современные информационные технологии работы с документами и преимущества отечественных традиций документооборота. По оценкам специалистов ВБРР, из систем, представленных на российском рынке, именно система ЕВФРАТ-Документооборот в наибольшей степени отвечает поставленным задачам, так как: - учитывает специфику российского делопроизводства; - обладает функциональностью workflow-систем; - содержит развитые механизмы адаптации к требованиям заказчика, что позволяет гибко настраивать и модифицировать систему; - имеет оптимальное соотношение цена/качество; - использует наиболее передовые технологии. Для внедрения системы в ВБРР была создана рабочая группа, в которую вошли специалисты Управления по Автоматизации и связи заказчика и Cognitive Technologies. На первом этапе было проведено обследование и оптимизация текущей организации документационного обеспечения управления в ВБРР. Его итогом стало написание технического задания (ТЗ) на внедрение СЭД. На следующем этапе были проведены работы по адаптации системы к требованиям ТЗ. В ходе чего в системе были созданы более 10 регистрационных карточек документов, отчетные формы и маршруты движения документов. После этого в ВБРР были установлены серверное и клиентское ПО системы ЕВФРАТ-Документооборот. Также для пользователей было проведено обучение. В июле 2006 года система ЕВФРАТ-Документооборот была сдана в опытную эксплуатацию. На этом этапе работать с системой начали сотрудники рабочей группы по внедрению. Ими была протестирована оптимизированная схема документооборота и предложены пожелания по ее модификации, которые были реализованы с помощью инструментария системы ЕВФРАТ-Документооборот. После этого началась полномасштабная опытная эксплуатация системы, когда к работе с ней были подключены все работники головного офиса ВБРР. По ее результатам руководством банка было рекомендовано осуществить запуск системы в промышленную эксплуатацию. В настоящее время СЭД используется как система регистрации и хранения документов в процессе документооборота банка и система контроля исполнительской дисциплины. Кроме того, системой осуществляется маршрутизация документов. По условиям договора ВБРР закупил лицензию системы ЕВФРАТ-Документооборот на 100 одновременно работающих пользователей, а клиентские места установлены более чем 300 сотрудникам. В системе ведется регистрация документов более чем в 40 потоках. За месяц в среднем регистрируется порядка 5000 различных документов, всего за время опытной и промышленной эксплуатаций зарегистрировано более 9000 документов, а объем БД составляет 1,5 Гб. На этом этапе использования системы ЕВФРАТ-Документооборот удалось: - наладить централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, протоколов заседаний, планерок, совещаний; - повысить эффективность контроля исполнения документов и поручений; - сократить временные затраты и повысить производительность сотрудников за счет автоматизации процессов движения и обработки документов; - создать единое хранилище документов, которое позволяет получить доступ к документальной базе и обеспечивает просмотр взаимосвязей документов. Кроме этого, по словам руководства, внедрение системы способствовало повышению уровня исполнительской дисциплины персонала за счет обеспечения большей прозрачности документооборота и работы сотрудников.
