12.03.2007Корпоративная система электронного документооборота в «Инвестбанке»
В ОАО АКБ «Инвестбанк» (Калининград), входящем в Международную финансовую группу «КОНВЕРСБАНК» (МФГ «КОНВЕРСБАНК»), внедрена система автоматизации документооборота и делопроизводства CompanyMedia, что позволило ему создать эффективную площадку для взаимодействия с головным московским офисом группы (ЗАО «Конверсбанк»), в котором ранее также была установлена CompanyMedia В 2001 году кардинальные для Конверсбанка преобразования его организационной структуры вызвали необходимость рационально организовать распределение потоков документов внутри и вне МФГ, установить контроль над растущими потоками информации, ускорить обработку документов, обеспечить информационную защиту. Для решения этих задач в наибольшей степени подходила система электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia. Установка CompanyMedia (разработчик – ЗАО «Компания «ИнтерТраст») в «Конверсбанке» была осуществлена в 2001 году. Внедрение системы позволило полностью отказаться от регистрации документов в бумажных журналах и перейти к централизованной регистрации всей поступающей и отправляемой корреспонденции, резко сократить традиционный бумажный документооборот внутри организации, а также: усилить контроль исполнения поручений; ввести единый порядок работы с электронными документами, обеспечивающий защищенность, управляемость и доступность документов; повысить надежность и оперативность принятия решений; сократить время прохождения документов по структурным подразделениям; ускорить поиск, полностью исключить утерю документов и сократить число ошибок при обработке больших потоков документов. При этом планировалось установить систему во всех входящих в группу организациях, что позволило бы не только повысить в них надежность доставки организационно-распорядительных документов и исполнительской дисциплины, но и создать единую технологическую инфраструктуру, в которой протекали бы основные деловые процессы территориально удаленных друг от друга банков. Эту задачу без труда можно было решить с помощью CompanyMedia, одним из отличительных свойств которой являются возможность работать в организации с территориально-распределенной структурой (система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций). Автоматизация делопроизводства и документооборота ОАО АКБ «Инвестбанк» с помощью CompanyMedia (системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Управление персоналом») стала естественным продолжением дальнейшего совершенствования организации документооборота, делопроизводства и управления персоналом в группе. В ходе проекта были автоматизированы основные делопроизводческие процессы, включающие регистрацию входящих, исходящих, организационно-распорядительных и внутренних документов, создание, согласование документов. Внедрение CompanyMedia позволило реализовать возможность в любой момент времени получить информацию о местонахождении документа и его статусе. Все действия с документами в системе контролируются, действия пользователей протоколируются. Также в системе была реализована поддержка библиотеки электронных документов, содержащей удобные поисковые механизмы. В рамках проекта было автоматизировано около 60 рабочих мест руководителей и сотрудников основных подразделений. Внедрение CompanyMedia позволит в дальнейшем объединить бизнес-процессы ЗАО «Конверсбанк» и ОАО АКБ «Инвестбанк» на базе единой информационной системы.
