Специальная астрофизическая обсерватория (САО) - научно-исследовательский институт Российской академии наук. Сотрудники обсерватории обеспечивают астрономические наблюдения на телескопах БТА (Большой телескоп азимутальный) и РАТАН-600 (Радиотелескоп академии наук) в соответствии с решением программного комитета и ведут собственные исследования в различных областях астрофизики и астрономии. Вопрос об использовании современных средств управления документами был поднят руководством САО в связи с необходимостью систематизации документооборота организации. Посредством внедрения системы электронного документооборота (СЭД) планировалось упорядочить и автоматизировать процессы регистрации, движения, обработки и хранения документов. Для внедрения СЭД в САО была сформирована рабочая группа, в которую вошли сотрудники IT-отдела и ученый секретарь. Ими были выработаны требования к информационной системе: использование технологии клиент-сервер, многопользовательский авторизованный режим работы с разграничением прав доступа, функциональность и прозрачность системы, возможность создания настроек под специфику организации, удобный и наглядный интерфейс, ведение архивной базы документов. В результате из представленных на Российском рынке решений по автоматизации документооборота была выбрана система «ЕВФРАТ-Документооборот» (разработчик Cognitive Technologies), так как она наиболее полно удовлетворяет выдвинутым требованиям. Внедрение системы было решено провести самостоятельно, силами собственного отдела информационных технологий. На первом этапе внедрения была проведена методическая работа по систематизации документооборота САО, в ходе которой были сформированы потоки документов, наборы регистрационно-контрольных карточек и отчетов, предложена схема распределения прав доступа к информации. После этого IT-специалисты с помощью инструментария «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществили настройку системы в соответствии с построенной моделью документооборота. На следующем этапе планируется установить рабочие места «ЕВФРАТ-Документооборот» в аппарате управления САО и провести обучение пользователей.
