04.02.2009ЭОС: автоматизация документооборота в ООО «Кондитерские изделия оптом»
В январе компания «Акрус» – партнер ЭОС в Кировской области – осуществила поставку 26 лицензий опции системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО» компании Электронные офисные системы (ЭОС) – «Мониторинг документов» для ООО «Кондитерские изделия оптом» (Кондитерское объединение «КИО»). Кондитерское объединение «КИО» является одним из ведущих производителей и продавцов кондитерских изделий в России: печенья, вафель, пряников, конфет, карамели, драже, ириса, а также безалкогольных напитков. Проект автоматизации документооборота в структурах кондитерского объединения продолжается с 2008 года, когда компанией были приобретены 31 лицензия системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-WEB» и опции «Сканирование». Предпосылками автоматизации документооборота компании при помощи продуктов ЭОС стали:
значительные временные затраты и трудозатраты возникающие при работе сотрудников с документами;
соответствие системы «ДЕЛО» всем нормативным требованиям российского документооборота, ее удобство и масштабируемость;
широкие возможности системы для обеспечения учета и контроля за исполнением документов;
широкая известность системы и многолетний успешный опыт эксплуатации в значительном количестве государственных и коммерческих структур различного уровня. Внедрение в структурах кондитерского объединения системы «ДЕЛО» и ее дополнительных опций позволило:
упорядочить процессы документооборота;
перейти к единой схеме работы с документами;
сократить сроки регистрации и прохождения документов;
обеспечить надлежащий контроль исполнения документов;
создать мобильные рабочие места и предоставить специалистам, находящимся вне офиса, возможность полноценной работы с документами;
значительно облегчить и упростить перевод бумажных документов в электронный вид. Таким образом, опираясь на успешный опыт использования системы «ДЕЛО» и ее опций, руководство кондитерского объединения «КИО» приняло решение о приобретении дополнительного компонента СЭД «ДЕЛО» – опции «Мониторинг документов». Ожидается, что внедрение опции «Мониторинг документов» в структурах кондитерского объединения «КИО» позволит предоставить пользователям следующие дополнительные возможности:
получать уведомления о поступлении документов, достижении контрольных сроков, не прибегая при этом к запуску системы «ДЕЛО»;
отслеживать движение документов и контрольные сроки исполнения во всех доступных кабинетах и картотеках;
получать упредительные уведомления о наступлении контрольных сроков по документам, резолюциям и процессам визирования проектов документов;
отправлять по назначению посредством сообщений E-mail и SMS основные реквизиты поступивших документов/резолюций;
выбирать в качестве сигнала оповещения произвольную мелодию (для компьютеров, оснащённых звуковыми картами). Проект продолжается.
