19.03.2009ИнтерТраст: новый модуль «CompanyMedia-Корпоративный электронный архив»
Компания ИнтерТраст объявляет о выпуске нового модуля системы электронного документооборота CompanyMedia «CompanyMedia–Корпоративный электронный архив». Он замкнул полный жизненный цикл работы с документами в рамках единого информационного пространства организации, правил и норм системы документационного обеспечения управления. Одним из ценнейших активов в любой современной компании является информация, которая может быть представлена в разнообразных формах. Особую ценность имеет корпоративная документация. Она не только фиксирует опыт и знания, накопленные в компании за годы ее деятельности, но является носителем свидетельств этой деятельности. Документы организации, с одной стороны, являются ее активом, так как их создание всегда оплачивается, а утрата зачастую невосполнима. С другой стороны, хранение целого класса документов является обязанностью организации, закрепленной государственным нормативным регулированием. Именно поэтому информационные системы, обеспечивающие задачи хранения и использования корпоративной документации, занимают особое место в структуре современного предприятия. Они позволяют получить максимальную отдачу от накопленных документов, а также обеспечивают качественное исполнение требований государственного нормативного регулирования. Система электронного документооборота CompanyMedia компании «ИнтерТраст» поддерживает все этапы жизненного цикла управления корпоративной документацией от создания, обработки, регистрации, публикации документов и использования их в текущей деятельности предприятия до архивирования и хранения документов в интересах организации, ее работников, государства. Поддержка процессов архивного дела в системе осуществляется с помощью нового модуля «CompanyMedia–Корпоративный электронный архив», который позволяет решать следующие задачи: - хранение и управление контентом архивных материалов одновременно с информацией об актуальном месте нахождения оригинала; - ведение архивной картотеки, включая данные как по документам с архивными оригиналами, так и по «электронным» документам, не имеющим материальных оригиналов вообще; - организация поиска архивных материалов по атрибутам (год, подразделение, подписант, др.), по текстовой строке и комбинированно; - поддержка процедур архивного дела и документооборота (подготовка материалов к передаче в архив, подготовка описей и архивных справок, выдача и контроль возврата дел). «CompanyMedia–Корпоративный электронный архив» может использоваться как полностью самостоятельный продукт или во взаимодействии с другими модулями СЭД CompanyMedia. Таким образом, формирование архива может осуществляться несколькими способами: - путем прямой передачи документов на архивное хранение из различных модулей CompanyMedia (как в электронном виде, так и с одновременной передачей бумажного носителя); - путем ретроконверсии документов на бумажном носителе, не находившихся на учете в CompanyMedia; - путем картотечного учета архивных материалов, еще не прошедших ретроконверсионный ввод в систему. Разработанный компанией «ИнтерТраст» модуль «CompanyMedia–Корпоративный электронный архив» полностью соответствует всем требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам в целом, так и к организационному документообороту в частности.
