06.04.2009Автоматизация документооборота в структурах МТУ Ростехнадзора по СФО
В Межрегиональном территориальном управлении (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО), г. Новосибирск завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект по автоматизации документооборота в структурах МТУ Ростехнадзора по СФО продолжается с 2008 года. Выбор системы «ДЕЛО» в качестве базы для построения единой системы документооборота организации был сделан благодаря широкой известности системы и многолетнему успешному опыту эксплуатации системы в значительном количестве государственных и коммерческих структур различного уровня, в том числе и в структурах Ростехнадзора. В рамках проекта по внедрению единой системы документооборота было проведено предварительное обследование основных потоков документов, принципов ведения делопроизводства, а так же были выявлены основные требования к системе и ожидаемые результаты автоматизации документооборота. Затем была осуществлена настройка системы «ДЕЛО» в соответствии со сложившейся технологией документоведения, даны рекомендации по оптимизации и упорядочиванию некоторых процессов делопроизводства. Результатом первого этапа проекта стала автоматизация ключевых звеньев документооборота МТУ Ростехнадзора по СФО, что позволило:
создать единое пространство для работы с поступающими документами – основным объектом деятельности организации;
исключить ручной труд при регистрации движения бумажного документа, автоматически формировать реестры передачи документов;
регистрировать исходящие и внутренние документы Отделами и Приемными самостоятельно, за счет возможности удаленно работать с общей базой документов, что положительно сказалось на скорости работы с этими типами документов;
облегчить и ускорить поиск документов;
предоставить сотрудникам Канцелярии возможность работы в базе документов одновременно, так как этого требовала специфика работы по приему и регистрации документов;
осуществлять постановку на контроль, вести учет контрольных документов. Автоматизация процессов регистрации документов и объединение всех документов в единую базу создало предпосылки расширения системы «ДЕЛО» за счет перехода на работу со всеми внутренними документами каждого Отдела. На втором этапе автоматизации документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО планируется приобретение и внедрение порядка 20 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». Проект продолжается. Все работы по внедрению системы «ДЕЛО» в структурах МТУ Ростехнадзора по СФО осуществляются региональным представителем компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири – ООО «Корпоративные системы-Консалтинг». Компания «Корпоративные системы-Консалтинг» имеет многолетний опыт построения автоматизированных систем документооборота в организациях различного масштаба и надежно зарекомендовала себя в данной области.
