20.01.2010Тысячи километров - не проблема для технологий
«Программные Технологии» (г. Самара) завершили удаленное внедрение DocsVision в Республиканском Ипотечном Агентстве (г. Якутск). В результате проекта автоматизирован процесс делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота. Отличительной особенностью проекта является территориальная удаленность заказчика: все работы связанные с внедрением, обучением и администрированием проводились на расстоянии 7000 километров. Тем не менее, это не создавало сложностей: «Большую помощь оказали специалисты отдела информационных технологий и внутреннего обеспечения технического отдела РИА. Они не только обеспечили бесперебойный доступ к серверам, но и активно консультировали пользователей на этапе опытной эксплуатации. Таким образом, все первоначально поставленные цели были достигнуты в соответствующие сроки» - рассказывает Евгений Бармин, руководитель проекта, ООО «Программные Технологии». Основными пользователями системы являются 47 человек: директорат, главные специалисты, начальники управлений и отделов, а также помощники указанных руководителей, ответственные за делопроизводство. В ходе внедрения были решены следующие задачи: - обеспечен бесперебойный доступ к архиву электронных документов; - ускорена обработка документов; - реализованы функции контроля над своевременным исполнением поручений по документам; - предоставлены удобные средства оперативного контроля организационно-распорядительных процессов. Чтобы достигнуть поставленных целей проект был дополнен модулями, которые не были предусмотрены в техническом задании. «При начальном планировании системы мы рисовали для себя общую картину, но при переходе к частным деталям потребовалось учитывать дополнительные факторы» - поясняет Максим Колоцай, руководитель проекта со стороны заказчика. Таким образом, была усовершенствована система доставки документов, а именно - автоматическое формирование отчетов, которые позволяют анализировать загруженность курьеров и объем доставляемой корреспонденции. При вводе системы в опытную эксплуатацию заказчик предпочел перевести всех пользователей на новую систему, оставив бумажный документооборот в прошлом. Обучение, проведенное ООО «Программные Технологии», помогло сотрудникам адаптироваться и начать повседневную работу с DocsVision. Внедрение прокомментировал Роман Некрасов, первый заместитель генерального директора Республиканского Ипотечного Агентства: «С помощью системы нам удалось обеспечить более прозрачный контроль над исполнением подчиненных заданий; возможность обсуждать, корректировать и самое главное – фиксировать задания в ходе исполнения. Мы считаем, что процесс прохождения в электронном виде документов внутри предприятия - это уже сама по себе оптимизация документооборота. В ближайшей перспективе мы видим сокращение затрат, таких как: сокращение сроков исполнения бизнес-процессов, уменьшение канцелярских расходов, уменьшение трудозатрат, и, соответственно, увеличение производительности труда, рост личной и коллективной ответственности.
