25.01.2010Лисичанский НПЗ перевел документооборот в систему DIRECTUM
Завершился первый из двух масштабных проектов внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM на нефтеперерабатывающем заводе Украины - Лисичанском НПЗ. Ранее для автоматизации делопроизводства в Лисичанском НПЗ использовались разрозненные программные решения. В связи с этим сотрудники, ответственные за делопроизводство, часто сталкивались с серьезными трудностями, вызванными регистрацией и обработкой большого объема бумажных документов и чрезмерной формализацией общения между сотрудниками подразделений. Вследствие чего на предприятии назрела необходимость внедрения полнофункционального бизнес-ориентированного ИТ-решения для автоматизации управления информацией, делопроизводством и бизнес-процессами завода. Руководством завода было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. На выбор системы повлияли два фактора: во-первых, высшее руководство Лисичанского НПЗ хорошо знакомо с возможностями данной системы и имело возможность непосредственно поработать в ней, а во-вторых, решения DIRECTUM уже давно и успешно функционируют на крупных нефтеперерабатывающих предприятиях холдинга ТНК-BP. Таким образом, система DIRECTUM являлась не только привычным для высшего руководства завода инструментом управления информацией, но и идеальным средством интеграции предприятия в единое деловое ИТ-пространство ТНК-BP. Внедрение DIRECTUM в Лисичанском НПЗ предварял GAP-анализ, направленный на поиски «узких» мест в организации взаимодействия и делопроизводства. Опираясь на данные анализа, специалисты компании DIRECTUM совместно со специалистами компании ЛАН-Сервис, украинского бизнес-партнера DIRECTUM, разработали проектные решения в части основных процессов делопроизводства и подготовили инструкции пользователей по работе в системе DIRECTUM. Особенностью исследования и подготовки проекта стало то, что все решения и процессы должны были соответствовать законодательству и стандартам Украины. Проект стартовал в сентябре 2009 года и завершился в январе текущего года. Его целью было внедрение полноценного электронного документооборота, охватывающего все ключевые бизнес-процессы завода. Внедрение осуществлялось совместными силами специалистов по внедрению компании DIRECTUM и бизнес-консультантов компании ЛАН-Сервис, а также рабочей группой завода, в состав которой вошли бизнес-консультанты и ИТ-специалисты Лисичанского НПЗ. Слаженная работа российских и украинских специалистов позволила в кратчайшие сроки провести все необходимые модификации системы (шаблоны, отчеты и формы на украинском языке), организовать обучение ведущих пользователей прямо на территории завода и подготовить предприятие к внедрению электронного документооборота. Таким образом, в результате внедрения DIRECTUM в Лисичанском НПЗ значительно ускорился документооборот предприятия, а также сократился поток документов на бумажных носителях и время коллективной работы над документами. Взаимодействие на предприятии перешло на качественно новый уровень, в полном соответствии с законодательством Украины и бизнес-культурой холдинга ТНК-BP. В марте текущего года планируется старт нового проекта – внедрения шаблона договорной работы блока «Переработка и Торговля», принятого стандартом в ТНК-BP. В ходе проекта договорная работа Лисичанского НПЗ станет частью единой системы управления договорными отношениями всего холдинга. Это в свою очередь позволит Лисичанскому НПЗ стать не только крупнейшим нефтеперерабатывающим предприятием Украины, но и лидером в отрасли по количеству инноваций в бизнесе.
