16.03.2010Началась промышленная эксплуатация СЭД в ЗАО «Сибирская Сервисная Компания»
Компания Digital Design завершила проект по созданию корпоративной системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами на базе DocsVision в «Сибирской Сервисной Компании». Одновременный запуск в эксплуатацию территориально-распределенной системы, охватившей центральный офис, шесть филиалов и одно управляемое общество ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» (ССК), состоялся в конце декабря 2009 года. Работы по внедрению велись силами объединенной команды специалистов ССК, Digital Design и региональных партнеров компании DocsVision. Сегодня в системе работают более 500 человек. Первым к системе электронного документооборота был подключен «Нефтеюганский офис» компании (г. Нефтеюганск, Ханты-Мансийский АО), в состав которого входят Нефтеюганский филиал, Управление цементирования скважин и Филиал «Буровые растворы». Обмен документами между Нефтеюганском и Москвой реализован на базе «транспортного процесса» – модуля межфилиального обмена поручениями в электронном виде в распределенной среде (собственная разработка специалистов Digital Design). Далее состоялось подключение филиалов ещё в 4-х регионах: ЗАО «Нефтепромбурсервис» (г. Томск), Стрежевского филиала (г. Стрежевой, Томская область), Красноярского филиала и Отрадненского филиала (г. Отрадный, Самарская обл.). К декабрю 2009 года было создано единое документационное пространство компании и решены все ключевые задачи проекта: сформированы базы нормативной документации, автоматизированы процессы документационного обеспечения деятельности компании, процессы согласования распорядительной и договорной документации, начали предоставляться сводки по контролю исполнения поручений генерального директора, функционировать механизмы ознакомления с документами и контроля исполнительской дисциплины сотрудников при выполнении поручений руководителей. Одной из особенностей проекта является географическое положение офисов заказчика: филиалы находятся в разных часовых поясах и максимальная разница времени достигает 5-ти часов. Это накладывает определенные ограничения на процесс синхронизации справочника сотрудников, пересылки поручений. Для отслеживания исполнения (с учётом часовых поясов) поручений в удаленных подразделениях создан специализированный отчет: инициатор поручения в любой момент может отследить состояние своего поручения. В результате 2-летней работы создан единый электронный архив регламентирующей, распорядительной и договорной документации, частично распределенные архивы входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных документов, обеспечена возможность коллективной работы с документами в исполнительном аппарате ЗАО «ССК» и каждом из филиалов. Оптимизировано время передачи документов, сократились риски их утраты и обеспечена безопасность документооборота. Процессы согласования распорядительных и проектов договорных документов стали прозрачными и контролируемыми. Благодаря доставке документов и поручений в электронном виде на рабочие места пользователей, а также созданию системы контроля исполнения поручений повышен уровень исполнительской дисциплины. По завершении внедрения корпоративная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами ЗАО «ССК» передана на техническую поддержку, в рамках которой идёт разработка нового функционала: подготовки, согласования и исполнения протоколов совета директоров, обработки доверенностей и централизованного контроля исполнительской дисциплины.
