В администрации Богородицка Богородицкого района Тульской области начался проект по автоматизации документооборота. В качестве базового решения выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект ведет компания «СофтЭксперт», Золотой дилер ЭОС. Ранее документооборот администрации был автоматизирован с помощью решения, разработанного специалистами Администрации Тульской области. При этом регистрация документов проводилась в отдельных базах в зависимости от вида документов: база обращений граждан; база нормативных документов; база входящей и исходящей документации. Базы велись фрагментарно по годам. Все это вызывало неудобство для поиска документов и составления статистических отчетов. У специалистов не было возможности получить отчет о документообороте организации в целом. Система не осуществляла пересылку документов и резолюций внутри организации. В рамках выполнения программы «Электронная Россия» администрацией Богородицка было принято решение создать единую систему автоматизированного документооборота на базе программного продукта «ДЕЛО». Отметим, что в «Электронной России» сделан акцент на повсеместном внедрении в государственных органах систем электронного документооборота. Причем эти системы должны взаимодействовать между собой, что предполагает рассылку информации в электронном виде. Внедрение системы «ДЕЛО» позволит осуществить пересылку по электронной почте и последующую автоматическую регистрацию документов с резолюциями должностных лиц администрации Тульской области. При этом в электронном письме адресату отправляется регистрационная карта документа и прикрепленные к ней файлы. А это особенно актуально для работы с обращениями граждан, поступающими из вышестоящих организаций. В части работы с обращениями граждан, специалистами компании «СофтЭксперт» был разработан отчет для предоставления в управление по работе с обращениями граждан аппарата администрации Тульской области. Система «ДЕЛО» позволяет специалистам администрации: • осуществлять поиск документов в централизованной базе за любой период; • сформировать статистические отчеты по работе с обращениями граждан; • сформировать динамические отчеты, в которых выводится список документов, сформированных по запросу специалистов администрации. Внедрение системы «ДЕЛО» в администрации Богородицка – это еще один шаг к созданию разветвленной и тесно взаимодействующей между собой системы автоматизированного документооборота государственных органов Тульской области.
