22.08.2011Компания ЭОС автоматизировала документооборот в ЗАО «Империя-Фарма»
В фармацевтической компании ЗАО «Империя-Фарма» введена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота на базе EOS for SharePoint на платформе Microsoft Share Point 2010. Исполнителем проекта является партнер компании «Электронные Офисные Системы» - компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург). «Империя-Фарма» - одна из старейших фармацевтических компаний Санкт-Петербурга. Основным направлением деятельности является оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. В настоящее время компания входит в десятку крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России и занимает одно из лидирующих мест по поставке лекарственных средств в Северо-Западном округе. Компания имеет территориально-распределенную структуру, что связано с большим объемом внутреннего документооборота. В связи с увеличением потока документов и больших затрат времени на процесс согласования, руководство «Империя-Фарма» инициировало проект внедрения системы электронного документооборота. Проект стал логичным продолжением автоматизации процессов управления корпоративным контентом. Ранее в компании уже был создан интранет-портал на платформе Microsoft Share Point 2010. Поэтому, после тщательного анализа СЭД, представленных на российском рынке, было выбрано решение EOS for SharePoint – разработка компании «Электронные офисные системы». Решение позволяло интегрировать портал и СЭД и создать единую среду управления корпоративным контентом на единой платформе. Исполнителем проекта была выбрана компания «Офис-Док», которая является крупнейшим дистрибьютором решений «ЭОС» в России и обладает большим опытом реализации аналогичных проектов. Первым этапом проекта стала автоматизация бизнес-процесса работы с договорами. Было проведено обследование, по итогам которого создана модель подпроцессов, описана архитектура и интерфейс портала, зафиксированы способы доступа к документам различных категорий пользователей. Были унифицированы и закреплены маршруты движения договоров, что позволило сделать процесс согласования более прозрачным, исключить потери документов. Одной из особенностей делопроизводства «Империя-Фарма» является достаточно большое разнообразие видов договоров (договора поставки, закупки, оказания услуг и др.), что приводит к большому количеству маршрутов согласования договоров. Чтобы не создавать отдельные маршруты на каждый из видов, были разработаны несколько универсальных маршрутов, которые гибко подстраиваются под то, куда проект договора должен пойти. В системе жестко зашиты маршруты прохождения договоров, происходит автоматическая рассылка документов в соответствии с созданными сценариями. При этом исполнителю выдается актуальная информация о месте нахождения того или иного договора, его статусе (не согласован, подписан, утвержден и т.п.). Система автоматически контролирует исполнение сроков согласования и регулярно рассылает напоминания. На втором этапе проведен анализ способов реализации договорного документооборота в системе и согласование финального варианта с представителями функциональных подразделений компании. Затем СЭД была развернута и настроена, настроен интранет-портал; решения протестированы рабочей группой из ключевых пользователей разных подразделений компании. Тестирование было необходимо для того, чтобы выявить расхождения требований и их реализации в системе. Все проекты договоров «Империя-Фарма» теперь создаются и согласовываются только в электронном виде. В июне 2011г., после запуска системы договорного документооборота в промышленную эксплуатацию, специалисты «Офис-Док» сразу начали работу по автоматизации следующих бизнес-процессов. «Уже сейчас, спустя всего месяц после вывода системы в промышленную эксплуатацию, мы получаем положительные отзывы от пользователей о том, что сроки прохождения договоров существенно снизились», - констатирует Александр Назаров, ИТ-директор компании «Империя-Фарма».
