29.09.2011ЛЕТОГРАФ: проект по созданию электронного архива г. Кызылорда
Специалисты казахстанского офиса компании ЛЕТОГРАФ реализовали проект по созданию электронного архива г. Кызылорда, одного из областных центров Республики Казахстан. В ходе проекта была внедрена система управления электронным архивом документов, осуществлена поставка оборудования для потокового ввода данных (документные сканеры, принтеры этикеток и сканеры штрих-кодов), а также начато выполнение работ по переводу всего фонда областного архива в цифровой формат. Результаты проекта скоро смогут оценить жители Кызылординской области при получении различных справок из областного архива. Региональные архивы Республики Казахстан обеспечивают хранение и доступ к большому количеству бумажных документов, требуемых для работы Центров обслуживания населения (ЦОН) страны. В десяти архивных учреждениях Кызылординской области (семи в районах и трех в областном центре) хранится более 600 тысяч бумажных документов, объем многих превышает 100 печатных листов, а количество документов постоянно растет. В процессе хранения и эксплуатации архивных документов со временем происходит износ ветхих документов, для восстановления которых приходится проводить реставрационные работы. Достаточно сложной является и задача поиска требуемого бумажного документа в таком массиве информации. Для оптимизации деятельности областного архива, достижения экономии финансовых, трудовых и временных ресурсов организации, было принято решение осуществить перевод архивных документов в цифровой формат. По завершении проекта поиск предоставление требуемых документов будет происходить практически мгновенно, в то время как до старта проекта данная задача занимала 3-4 рабочих дня. Победителем конкурса по выбору поставщика программного и аппаратного обеспечения электронного архива было признано ТОО «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Казахстан», казахстанский офис российской компании ЛЕТОГРАФ, разработчика и поставщика одноименной системы управления документами. Перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача – в сжатые сроки разработать унифицированное проектное решение для автоматизации выполнения типовых операций по работе с документами. Решение должно обеспечить надежное хранение и быстрый доступ к информации посредством веб-браузера с учетом прав доступа. Функциональные возможности системы электронного архива должны были включать учет и хранение документов различных видов, в том числе электронных образов файлов. Решение должно автоматизировать ввод документов в систему с использованием механизма потокового ввода, а также создание и управление карточками документов и карточками дел архива. Сотрудникам архива требовалась возможность выполнения операций по обслуживанию бумажного архива, в том числе учета, хранения, определения местонахождения, поиска, организация выдачи дел. Электронный архив должен был обеспечить возможность классификации дел с использованием различного вида справочников, предоставить различные механизмы поиска дел и документов, а также построения различных статистических отчетов и отчетных форм. Эксперты компании «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Казахстан»реализовали проект за полтора месяца, разработав и внедрив информационную систему «Электронный архив» на платформе системы ЛЕТОГРАФ. В ходе проекта был осуществлен монтаж аппаратного обеспечения: сканеров для нерасшитых документов, документых сканеров формата А3, сканеров штрих-кодов и принтера этикеток, был установлен мощный сервер с дисковым хранилищем размером 4 ТБ. Для сотрудников архива (ИТ-специалистов и архивистов) был проведен трехдневный курс обучения возможностям новой системы, после чего знания о системе были закреплены в ходе семидневного совместного внедрения-тренинга. В настоящее время система позволяет решать следующие основные задачи: - ведение номенклатуры дел (в том числе на основе принятой в каждом из фондов классификации и номенклатуры), формирование печатных форм, разграничение прав доступа; - формирование и оформление дел, в том числе поточное сканирование документов дела; - управление архивом, в том числе формирование отчетных форм и топографирование документального фонда; - поиск дел и документов (по реквизитам регистрационных карточек, по другим поисковым запросам).
