В Республиканском объединении «Белагросервис» (Республика Беларусь) осуществляется внедрение системы «Электронное ДЕЛО» на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект реализуется силами компании-партнера ЭОС в Белоруссии – ООО «Электронное ДЕЛО». Республиканское объединение (РО) «Белагросервис» создано Указом Президента Республики Беларусь в 2003г. Основными задачами Объединения является осуществление мер по проведению единой государственной политики в области энергетики, электрификации, агрохимического обслуживания и водоснабжения организаций сельского хозяйства, обеспечение ремонта, сервисного обслуживания, изготовление сельскохозяйственной и другой техники, энергетического и технологического оборудования. В системе агросервиса Республики Беларусь работают более 40 тыс. человек, насчитывается более 200 организаций. Система «Электронное ДЕЛО» действует в РО «Белагросервис» с 2007 г. На первом этапе внедрения была автоматизирована работа сотрудников канцелярии, что позволило достичь следующих положительных результатов: - быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения, доверенности и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.); - оперативный контроль исполнения поручений по документам; - удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки; - программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов; - автоматическая надпечатка конвертов; - программное формирование отчетности (справка-напоминание об исполнении поручений, отчет по документообороту). Специфику деятельности РО «Белагросервис» определяет большой объем договорных документов. В договорную работу РО «Белагросервис» тем или иным образом вовлечены все подразделения организации (более 20 отделов). При этом существует постоянная необходимость: - контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов; - оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и с другой – сокращения времени на согласования; - создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров; - формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков; - организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц; - контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств. В 2011 г. было принято решение автоматизировать работу с договорами путем масштабирования системы электронного документооборота. Основными задачами стало создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования. В рамках проекта была разработана технология обработки более чем 10 категорий договорных документов и настроены различные сценарии их согласования в электронном виде. При этом, благодаря разработанному механизму управления этапами согласования, появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы. В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа, как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде. Автоматизация договорной работы на базе системы «Электронное ДЕЛО» позволила: - увеличить оперативность подготовки проектов договоров, существенно сократить сроки согласования документов и время работы с ними; - эффективно контролировать выполнение договорных обязательств (отслеживание сроков платежей, закрытия работ, подписания актов и т.п.).
