02.02.2012 БИТ автоматизировала фонд Петербургского Международного Экономического Форума
Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила проекта по автоматизации казначейства и бюджетирования в фонде «Петербургский Международный Экономический Форум». Система на базе «БИТ. Финанс для 1С:Бухгалтерия 8», позволила увеличить прозрачность финансового учета, улучшить соблюдение плана бюджета, а также контролировать сроки исполнения договоров.
Фонд «Петербургский международный экономический форум» начал свою деятельность в 2007 году. Основной деятельностью Фонда является организация и проведение Петербургского международного экономического форума.
Силами фонда ПМЭФ проводится серия различных мероприятий экономической и деловой направленности, одно из которых – ежегодный Петербургский международный экономический форум. В рамках каждого мероприятия сотрудники фонда работают над деловой программой мероприятия, материально-техническим обеспечением и прочими организационными вопросами. Наибольшей концентрации внимания требуют вопросы координации финансирования по каждому из мероприятий: сотрудники должны постоянно контролировать исполнение плана расходов, отслеживать текущую ситуацию и быть гибкими при принятии решений во внештатных ситуациях.
С ростом количества мероприятий стало очевидно, что управлять финансовыми потоками, опираясь лишь на электронные таблицы, невозможно. То и дело возникали ошибки, путаница в формулах, утеря данных. Такая тенденция особенно ощущалась в период подготовки и проведения ПМЭФ, когда объем информации резко увеличивается в 10 раз. Исправить ситуацию руководство фонда решило с помощью информационных технологий, объединив все данные в единой системе.
Реализовать проект поручили компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), которая располагает собственным экспертным центром по автоматизации финансов. После обследования бизнес-процессов и наиболее сложных мест работы фонда, специалисты БИТ приступили к построению новой системы на базе отраслевого решения «БИТ.Финанс», которое охватывает весь круг потребностей фонда.
По окончании проекта удалось добиться следующих результатов:
• Увеличилась прозрачность учета. Раньше учет представлял собой разнородную информацию, которую было трудно свести к единому знаменателю. Ежегодная аудиторская проверка была трудоемким процессом. Теперь в системе отражаются все данные по бухгалтерии и финансовым потокам, что упрощает процесс подготовки финансовой отчетности и при этом повышает достоверность данных.
• Исчез риск потери данных. Вся информация по проектам структурирована по отдельным папкам, которые хранятся в единой системе.
• Руководство получило надежный инструмент для контроля плана расходов. Наличие в системе платежного календаря позволяет предотвратить кассовые разрывы, отследить динамику текущих платежей, а также избежать превышения затрат.
• Появилась возможность вести учет договоров. За счет этого улучшился контроль исполнения графика платежей по договору.
• Налажен обмен данными между уже существующей локальной системой предприятия и программным решением «БИТ.Финанс». Интеграция позволила обеспечить оперативный доступ к справочнику контрагентов, за счет чего сотрудники могут быстро получать необходимую информацию. Кроме того, отпала надобность двойного ввода данных, что позволило увеличить скорость выполнения рутинных задач. |
