03.04.2012 В Международном университете "МИТСО"" успешно внедрена ЕСМ-система eDocLib
В Международном университете "МИТСО" (Республика Беларусь) внедрена ECM-система eDocLib 2.5.3 разработки компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). Проект осуществила компания "Электронное ДЕЛО" - партнер ЭОС в Республике Беларусь.
Международный университет "МИТСО" - учреждение образования Федерации профсоюзов Беларуси. Это современный и динамично развивающийся вуз, осуществляющий подготовку специалистов управленческого, экономического и юридического профиля. Вуз располагает филиалами не только в столице Беларуси, но и в областных центрах.
С 2009 года "Международный университет "МИТСО"" использует систему электронного документооборота "ДЕЛО", внедрение которой также было проведено специалистами ООО "Электронное ДЕЛО". Сотрудники службы документационного обеспечения управления высоко оценили огромный потенциал и удобство использования системы "ДЕЛО".
Практически все документы на данный момент проходят регистрацию в системе "ДЕЛО", начиная от входящей корреспонденции и заканчивая личными карточками студентов и их заявлениями. Естественно, каждый день в системе регистрируется всё больше и больше документов, и их общее количество, а также размеры базы данных растут всё быстрее и быстрее. Со временем количество актуальных документов становится лишь малой частью того, что хранится в системе электронного документооборота. Большое количество неактивных документов – это неизбежный итог ведения делопроизводства в течение нескольких лет, независимо от того, ведётся документооборот в бумажном или электронном виде. При ведении делопроизводства в бумажном виде рекомендуется документы, вышедшие из активного использования, помещать в архив. Естественно использовать аналогичную технологию работы и в случае электронного документооборота.
Несмотря на простую постановку задачи, способ решения может оказаться нетривиальным. Всё дело в том, что система архивного хранения должна обладать столь же мощным функционалом в области поиска хранимых документов, как и полноценная СЭД. Но более важным является требование к автоматической регистрации большого объёма документов без потери значимой информации. Эта задача была реализована с использованием платформы eDocLib 2.5.3.
Платформа eDocLib обеспечивает всю необходимую функциональность для управления контентом: создание, экспорт/импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль над процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей и ограничения доступа к информации и функциям.
Главным преимуществом этого программного продукта для решения поставленной задачи явилась возможность простой интеграции с другими системами. В частности, для загрузки документов из системы "ДЕЛО" процесс был построен следующим образом:
• отбор и подготовка документов к выгрузке и последующему удалению;
• экспорт документов в xml формат, а также прикреплённых к карточкам документов файлов средствами "ДЕЛО 8.10";
• импорт информации, экспортированной из СЭД, в систему eDocLib 2.5.3.
Были разработаны соответствующие инструкции и проведено обучение пользователей работе по данной технологии. В данный момент все документы, утратившие свою важность, или документы, которые можно передать на архивное хранение, могут быть переданы на хранение в систему eDocLib.
В результате выполненного проекта, все пожелания и потребности клиента в части организации документооборота были успешно реализованы. |
